7 boas práticas para o compartilhamento seguro de arquivos

Na era digital, o compartilhamento de arquivos se tornou uma parte essencial do dia a dia de trabalho. Seja para colaborar em projetos, enviar documentos para clientes ou armazenar dados importantes, a troca de informações é fundamental para o bom funcionamento da empresa. 

No entanto, com a simplicidade do compartilhamento, surgem também os riscos de vazamentos de dados, acessos indevidos e até ataques cibernéticos.

Neste artigo, vamos explorar algumas boas práticas que todos os colaboradores podem seguir para garantir o compartilhamento seguro e consciente de arquivos, protegendo as informações confidenciais da sua empresa.

1. Limite o compartilhamento 

Antes de compartilhar qualquer arquivo, sempre verifique se ele será compartilhado apenas com quem realmente precisa dele. Evite compartilhar com toda a empresa ou com pessoas fora do contexto do projeto, minimizando assim o risco de exposição indevida de informações sensíveis.

Utilize a função de "visualização apenas" sempre que possível, para que os destinatários não possam editar ou baixar os arquivos. Defina datas de expiração para links de compartilhamento, especialmente para arquivos confidenciais.

2. Verifique antes de compartilhar 

Antes de enviar um arquivo, verifique cuidadosamente se está compartilhando com a pessoa correta. Erros simples de digitação em endereços de e-mail podem levar a informações confidenciais sendo enviadas para destinatários errados, resultando em possíveis violações de segurança.

Certifique-se de que está enviando para a pessoa correta, verificando cuidadosamente o endereço de e-mail ou nome de usuário antes de clicar em "enviar". Mantenha-se atento a arquivos com extensões suspeitas e evite abrir ou compartilhar arquivos com extensões desconhecidas, pois podem conter malwares.

3. Use sempre as ferramentas indicadas pela empresa 

Sempre utilize as ferramentas de compartilhamento recomendadas pela empresa. Isso garante que as medidas de segurança apropriadas estejam em vigor e que o compartilhamento esteja em conformidade com as políticas internas de segurança cibernética.

4. Tenha atenção às políticas de segurança

É importante, também, familiarizar-se com as políticas de segurança da empresa em relação ao compartilhamento de arquivos. Dessa maneira, siga sempre as diretrizes e procedimentos estabelecidos pela organização para garantir a conformidade e a segurança das informações.

5. Evite compartilhar por meios não seguros 

Nunca compartilhe arquivos por meios não seguros, como e-mail pessoal, aplicativos de mensagens instantâneas ou redes sociais. Esses canais não são projetados para garantir a segurança dos dados e podem expor informações confidenciais a riscos desnecessários.

6. Use criptografia e links com expiração 

A criptografia é uma ferramenta poderosa que torna os arquivos ilegíveis para qualquer pessoa sem a chave de descriptografia correspondente, oferecendo uma camada adicional de proteção contra acessos não autorizados. Sempre que possível e recomendado pela empresa, utilize criptografia embutida na ferramenta de compartilhamento ou links que expiram após um período específico de tempo. 

Para garantir a segurança de arquivos extremamente confidenciais, é recomendável considerar o uso de softwares de criptografia adicionais. Consulte o departamento de TI da empresa para obter orientações específicas sobre as melhores práticas de criptografia a serem seguidas.

7. Cuidado ao receber arquivos

Um colega de trabalho compartilhou um arquivo com você, mas pelo meio não recomendado. Você baixa ou não? Pode ser um golpe? Receber arquivos de fontes desconhecidas ou não confiáveis pode representar um risco para a segurança. Seguir essas medidas ajudará a mitigar dores de cabeça:

• Verifique a proveniência: antes de abrir qualquer arquivo recebido, certifique-se de que o remetente é confiável. Desconfie de fontes desconhecidas ou duvidosas.

• Atenção às extensões: arquivos com extensões incomuns, como .exe ou .bat, podem ser indicativos de malwares. Evite abri-los.

• Verificação com antivírus: antes de abrir qualquer arquivo, execute uma verificação completa. Essa ação ajudará a identificar e neutralizar qualquer ameaça que o arquivo possa conter.

Ao adotar essas precauções simples, você pode ajudar a proteger não apenas o seu próprio dispositivo, mas também toda a infraestrutura de TI da empresa. Lembre-se sempre da importância da vigilância e da segurança digital em todas as suas atividades online!