7 buenas prácticas para compartir archivos de forma segura

En la era digital, el intercambio de archivos se ha convertido en una parte esencial del trabajo diario. Ya sea para colaborar en proyectos, enviar documentos a clientes o almacenar datos importantes, el intercambio de información es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. 

Sin embargo, con la facilidad para compartir, también existen riesgos de fugas de datos, accesos indebidos e incluso ciberataques.

En este artículo, exploraremos algunas de las mejores prácticas que todos los colaboradores pueden seguir para garantizar un intercambio de archivos seguro y consciente, al tiempo que se protege la información confidencial de su empresa.

1. Limita el intercambio 

Antes de compartir cualquier archivo, asegúrate siempre de que solo se compartirá con aquellos que realmente lo necesiten. Evita compartir con toda la empresa o con personas ajenas al contexto del proyecto, minimizando así el riesgo de exposición indebida de información sensible.

Utiliza la función "solo vista" siempre que sea posible, para que los destinatarios no puedan editar o descargar los archivos. Establece fechas de caducidad para compartir enlaces, especialmente para archivos confidenciales.

2. Verifica antes de compartir 

Antes de enviar un archivo, asegúrate de compartirlo con la persona correcta. Los errores tipográficos simples en las direcciones de correo electrónico pueden llevar a que se envíe información confidencial a los destinatarios incorrectos, lo que resulta en posibles violaciones de seguridad.

Asegúrate de enviar a la persona correcta verificando cuidadosamente la dirección de e-mail o el nombre de usuario antes de hacer clic en "enviar". Mantente atento a los archivos con extensiones sospechosas y evita abrir o compartir archivos con extensiones desconocidas, ya que pueden contener malware.

3. Utiliza siempre las herramientas indicadas por la empresa 

Utiliza siempre las herramientas de uso compartido recomendadas por la empresa. Esto garantiza que se implementen las medidas de seguridad adecuadas y que el intercambio cumpla con las políticas internas de ciberseguridad.

4. Presta atención a las políticas de seguridad

También es importante familiarizarse con las políticas de seguridad de la empresa con respecto al intercambio de archivos. De esta manera, sigue siempre los lineamientos y procedimientos establecidos por la organización para garantizar el cumplimiento y la seguridad de la información.

5. Evita compartir a través de medios inseguros 

Nunca compartas archivos a través de medios no seguros, como e-mail personal, aplicaciones de mensajería instantánea o redes sociales. Estos canales no están diseñados para garantizar la seguridad de los datos y pueden exponer la información confidencial a riesgos innecesarios.

6. Utiliza el cifrado y los enlaces que caducan 

El cifrado es una poderosa herramienta que hace que los archivos sean ilegibles para cualquier persona sin la clave de descifrado correspondiente, ofreciendo una capa adicional de protección contra el acceso no autorizado. Siempre que sea posible y recomendado por la empresa, utiliza el cifrado integrado en la herramienta de uso compartido o enlaces que caduquen después de un período de tiempo específico. 

Para garantizar la seguridad de los archivos extremadamente confidenciales, se recomienda considerar el uso de software de cifrado adicional. Consulta al departamento de TI de la empresa para obtener orientación específica sobre las mejores prácticas de cifrado a seguir.

7. Ten cuidado al recibir archivos

Un compañero de trabajo ha compartido un archivo contigo, pero no por el medio recomendado. ¿Lo descargas o no? ¿Podría ser una estafa? Recibir archivos de fuentes desconocidas o no confiables puede representar un riesgo para la seguridad. Seguir estos pasos ayudará a mitigar los dolores de cabeza:

• Verifica la procedencia: antes de abrir cualquier archivo entrante, asegúrate de que el remitente sea confiable. Ten cuidado con las fuentes desconocidas o dudosas.

• Ten cuidado con las extensiones: los archivos con extensiones inusuales, como .exe o .bat, pueden ser indicativos de malware. Evita abrirlos.

• Análisis con antivirus: antes de abrir cualquier archivo, ejecuta un análisis completo. Esta acción ayudará a identificar y neutralizar cualquier amenaza que pueda contener el archivo.

Al tomar estas simples precauciones, puede ayudar a proteger no solo tu propio dispositivo, sino también toda la infraestructura de TI de tu empresa. ¡Recuerda siempre la importancia de la vigilancia y la seguridad digital en todas tus actividades en línea!