¿Cómo compartir archivos corporativos de forma segura?

¿Cuántos archivos compartes en un día de trabajo? Es difícil especificar un número, pero la mayoría de los profesionales de hoy podrían decir que "muchos". Presupuestos, propuestas, contenidos, contratos, datos de clientes y colaboradores, informes de equipos… la lista es larga. 

El uso compartido de archivos y carpetas es fundamental para una colaboración eficiente entre los equipos. Sin embargo, el aumento de los riesgos asociados con el intercambio inapropiado de información sensible hace que la seguridad de estos datos sea una preocupación central.

En este artículo, exploraremos los riesgos de compartir archivos de forma insegura, las mejores prácticas de seguridad de la información y las herramientas disponibles para proteger los datos corporativos, tanto en la nube como en otras formas de intercambio, como e-mail y mensajes.

Riesgos Asociados al Intercambio Inadecuado de Archivos

El intercambio inadecuado de archivos corporativos expone a la empresa a una amplia gama de amenazas cibernéticas, financieras y legales, cada una de las cuales representa un riesgo significativo para la seguridad de la información y el negocio en general.

Malware y Ransomware:

Los archivos compartidos sin el cifrado adecuado pueden ser objetivos fáciles para el malware y el ransomware. El malware puede infiltrarse en los sistemas de la empresa, comprometiendo la integridad de los datos y la operatividad de los sistemas. Ransomwares, a su vez, pueden cifrar archivos, exigiendo el pago de un rescate para restaurar el acceso y causando pérdidas financieras y operativas.

Phishing e Ingeniería Social:

El intercambio inseguro también aumenta el riesgo de ataques de phishing e ingeniería social. Los e-mails o enlaces maliciosos pueden ser utilizados para engañar a los colaboradores y obtener acceso no autorizado a sistemas o información confidenciales. La ingeniería social puede aprovecharse de la confianza de los usuarios para obtener acceso indebido a datos sensibles.

Acceso no autorizado y fuga de datos:

Los archivos compartidos de forma inapropiada pueden dar lugar a un acceso no autorizado por parte de usuarios malintencionados. Esto puede llevar a la filtración de datos sensibles, como información financiera, datos de clientes y propiedad intelectual, poniendo en riesgo la confidencialidad y la reputación de la empresa.

Espionaje corporativo y Ataques dirigidos:

Las empresas que comparten información estratégica de forma insegura son vulnerables al espionaje corporativo y a los ataques dirigidos. Los competidores o los actores malintencionados pueden monitorear el intercambio de archivos para obtener información sobre estrategias comerciales, planes de productos y otros datos confidenciales, lo que afecta la competitividad y la seguridad de la empresa.

Vulnerabilidades de software y sistemas:

El intercambio inseguro también puede exponer vulnerabilidades en el software y los sistemas utilizados por la empresa. Los delincuentes pueden explotar estas vulnerabilidades para obtener acceso no autorizado, realizar ataques de denegación de servicio (DDoS) o comprometer la infraestructura de TI, lo que resulta en interrupciones significativas de las operaciones.

Violaciones de compliance y regulaciones:

El intercambio inadecuado de archivos puede conducir a violaciones de las regulaciones de protección de datos, como GDPR y LGPD. Estas violaciones no solo resultan en multas sustanciales, sino que también socavan la confianza de los clientes y socios comerciales en la capacidad de la empresa para proteger la información sensible.

Pérdida de control sobre la propiedad intelectual:

Los archivos compartidos de forma incorrecta pueden dar lugar a la pérdida de control sobre la propiedad intelectual de la empresa. Ideas innovadoras, proyectos en curso y datos estratégicos pueden verse comprometidos, perjudicando la ventaja competitiva de la organización en el mercado.

Impacto en la continuidad de los negocios:

En casos extremos, las violaciones de seguridad causadas por un intercambio inadecuado de archivos pueden interrumpir las operaciones comerciales. Las fugas de datos, los ciberataques y la pérdida de confianza de los clientes pueden tener un impacto devastador en la continuidad del negocio y la estabilidad financiera de la empresa.

Frente a estos riesgos sustanciales, es imperativo que las empresas adopten medidas estrictas para garantizar el intercambio seguro de archivos corporativos. Esto incluye implementar políticas claras de seguridad de la información, la adopción de tecnologías avanzadas de protección de datos y la capacitación de los colaboradores para reconocer y mitigar las potenciales amenazas.

Mejores Prácticas de Seguridad de la Información

Para garantizar el intercambio seguro de archivos en la empresa, es esencial seguir las mejores prácticas de seguridad de la información.

• Clasificación de datos: Clasifique los datos de la empresa según su nivel de sensibilidad (público, interno, confidencial). Esto ayuda a determinar qué información se puede compartir y con quién.

• Control de acceso: Implemente controles de acceso basados en el principio de mínimo privilegio, asegurando que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los archivos y carpetas relevantes.

• Cifrado: utilice el cifrado de extremo a extremo para proteger los archivos durante el almacenamiento y el uso compartido, asegurándose de que solo los destinatarios autorizados puedan acceder al contenido. 

• Autenticación de dos factores: Adopte la autenticación de múltiples factores para fortalecer la seguridad de las cuentas de los usuarios, requiriendo no solo una contraseña, sino también un segundo método de autenticación, como un token o datos biométricos.

• Capacitación de los Colaboradores: Educa a los colaboradores sobre los riesgos de seguridad asociados con el intercambio de archivos y proporciona una guía clara sobre las prácticas seguras a seguir.

• Protección con contraseña: Además de cifrar los archivos, es posible protegerlos con contraseña, asegurando que solo los destinatarios autorizados tengan acceso. 

• Enlaces con fecha de caducidad: Utilice enlaces con fecha de caducidad, que revocan automáticamente el acceso después de un período de tiempo específico, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado a largo plazo.

• Monitoreo y Auditoría: Mantén un monitoreo continuo de las actividades de intercambio de archivos y realiza auditorías periódicas para identificar y mitigar las posibles vulnerabilidades.

Herramientas Disponibles para proteger los Datos Corporativos 

Existen varias herramientas y tecnologías disponibles para ayudar a proteger los datos corporativos durante el intercambio.

• Plataformas de Gestión de Identidad y Acceso (IAM):  Las IAMs ofrecen un control granular sobre quién puede acceder a qué recursos, ayudando a reforzar la seguridad del intercambio de archivos.

• Servicios Seguros de Almacenamiento en la Nube: Utiliza servicios de almacenamiento en la nube que ofrezcan un cifrado robusto, controles de acceso avanzados y el cumplimiento de las normas de seguridad.

• Herramientas de Cifrado de Archivos: Utiliza herramientas de cifrado de archivos para proteger los datos sensibles antes de compartirlos, asegurándote de que solo los destinatarios autorizados puedan descifrarlos.

• Soluciones de Prevención de Pérdida de Datos (DLP): las DLPs supervisan y protegen los datos sensibles, evitando fugas accidentales o intencionales durante el intercambio.

Al combinar estas mejores prácticas y herramientas, las empresas pueden garantizar el intercambio seguro de archivos y carpetas, proteger sus datos de amenazas internas y externas y cumplir con las regulaciones de seguridad de la información. La conciencia de los colaboradores sobre la importancia de la seguridad de la información y la implementación de políticas y tecnologías apropiadas son fundamentales para mantener la integridad y confidencialidad de los datos corporativos.